Agent d'Accueil - Secrétaire Résidence Habitat H/F - France Travail

Dans le cadre d'un remplacement de personne poste à pourvoir de suite : secrétaire, agent d'accueil de sa résidence habitat située à Châtellerault. Sous la responsabilité de la coordinatrice de la résidence Habitant, la secrétaire a pour missions principales d'effectuer l'ensemble des tâches administratives et techniques liées aux dossier administratifs des résidents, et à l'administration de la Résidence Habitat.

Fonctions : accueil du public, établir les inscriptions et les différents dossiers administratifs des résidents à partir du logiciel informatique.

Détail des missions :

Accueil
- Accueil du public (physique et téléphonique), orientation, information
- Organisation matérielle destinée au public (affichage.) et approvisionnement des fournitures bureau, copieurs..
- Prendre en note les différentes demandes de logement et les traiter à son niveau selon la procédure définie. (Site internet de la résidence)
Gestion de la résidence :
- Suivi des travaux : Recherche d'entreprises, demande de devis ; gestion et suivi des interventions dans les logements ou la résidence, commandes de petites pièces nécessaires à l'entretien du matériel.
- Gérer les situations d'urgence en lien avec la coordination de l'association
- Lien avec Habitat de La Vienne, propriétaire concernant les travaux et les garanties des Résidences.
- Mise en place et suivi des maintenances et visites annuelles d'entretien (chaufferie, équipements de sécurité incendie.)
- Relevé mensuel des différents compteurs de charges (Electricité, gaz, eau, chauffage.)
- Création et gestion des accès badges et des accès WIFI de la résidence.
- Veille à l'application du règlement intérieur, à la sécurité physique et sanitaire des résidents.
Administratif :
- Gestion du courrier de la résidence et des résidents (départ/arrivée) distribution du courrier,
- Secrétariat (saisie informatique de documents, mise en forme, tirage, reprographie, classement.)
- Suivi des adhésions, des inscriptions
- Préparation des dossiers des résidents en lien avec l'accompagnatrice sociale
- Etablissements des avenants, des quittances, des autorisations diverses et mise en signature.
- Archivage
- Effectuer les commandes diverses et la gestion de stock des fournitures administratives et sanitaires.
Logiciel SIHAJ:
- Création, renseignement et mise à jour des dossiers des résidents
- Préparation de la facturation
- Suivi des départs et arrivées, des listes de demandes en lien avec l'accompagnatrice sociale.
Comptabilité : en lien avec le responsable de la comptabilité
- Collecte et transmission des pièces comptables à la comptable de l'association
- Suivi des comptes auxiliaires résidents, suivi des procédures de relance
- Préparation des fiches de caisses hebdomadaires
- Vérification, création des bordereaux CAF
- Préparer les remises de chèques

Compétences requises (savoir, savoir-faire)
- Capacité d'adaptation aux différents publics
- Savoir hiérarchiser les problèmes par ordre d'importance afin d'organiser et d'optimiser son travail
- Maitrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur ; mail.
- Savoir rédiger, corriger et éditer des documents
- Donner une image valorisante de l'établissement
Aptitudes requises(savoir-être)
- Etre enthousiaste et faciliter la relation.
- Faire preuve de discrétion et d'éthique professionnelle
- Connaître ses limites

Jour travaillés : structure ouverte du lundi au vendredi Amplitude 9h 17 h Jours travaillés à voir avec employeur

Postuler avec CV et LETTRE DE MOTVATION

Experience: Débutant accepté - avec formation+maitrise bureautique

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,secrétaire agent d'accueil

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Traitement de texte
• Suivi de chantier
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Facturation
• Traitement du courrier
• Entretien des équipements