Assistant de Direction H/F - Centre Hospitalier de Poitiers

Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission deproximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes. Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne. Sous l'autorité du Directeur du Site Hospitalier de Châtellerault, l'assistant(e) de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique de la Direction du Site ainsi que du Pôle Médico-Chirurgical. Il/Elle participe à la coordination des activités de direction, à l'organisation des instances et réunions, à la circulation de l'information, à la communication institutionnelle et au suivi de dossiers transversaux contribuant au bon fonctionnement de l'établissement. Il/Elle constitue un interlocuteur privilégié entre les directions, les services de soins, les médecins et les partenaires institutionnels. Missions générales Assistance de Direction du Site Hospitalier Gestion administrative et organisationnelle Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction. Assurer le traitement, le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant. Gérer la messagerie électronique générique de la Direction. Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda du Directeur du Site. Organiser les réunions institutionnelles : convocations, réservation des salles, gestion des visioconférences, préparation logistique. Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la Direction. Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus, documents de travail et présentations. Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs. Coordination et suivi d'activité Mettre à jour l'annuaire, l'organigramme et le « qui fait quoi » du site hospitalier. Gérer les conventions relevant du site hospitalier. Assurer le suivi du planning des salles de réunion. Organiser la gestion des logements de garde et le suivi des commandes de repas associées. Réaliser des travaux de recueil et de consolidation de données nécessaires à différents projets, enquêtes ou rapports institutionnels. Communication institutionnelle Assurer le lien opérationnel avec le service communication du CHU. Participer à la valorisation des actions menées sur le site hospitalier. Coordonner la collecte d'informations et contribuer à la rédaction du journal interne du site. Participer à l'organisation d'évènements institutionnels. Assurer la mission de référente des actions Octobre Rose pour le site hospitalier. Assistance du Pôle Médico-Chirurgical Secrétariat et coordination du Bureau de Pôle Assurer le secrétariat du Bureau de Pôle. Élaborer le calendrier annuel des réunions. Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et documents associés. Assurer le suivi des participations et les relances nécessaires. Organiser la logistique des réunions et visioconférences. Appui au pilotage du pôle Assurer la gestion des agendas du Directeur de Site et du Chef de Pôle. Participer aux réunions du Bureau de Pôle élargi. Réaliser les relevés de décisions et comptes rendus. Participer à la collecte et à la consolidation des données nécessaires aux projets et enquêtes du pôle. Assurer un rôle d'interface entre les équipes médicales, paramédicales et administratives. Gestion de dossiers spécifiques Participer au suivi administratif des demandes de dossiers médicaux en lien avec la Direction Qualité, Usagers et Gestion des Risques. Assurer le suivi de dossiers transversaux confiés par le Directeur ou le Chef de Pôle. Nature du contrat et des conditions de recrutement Le poste est à pourvoir à compter du 31 août 2026, en CDD 1 mois renouvelable Rémunération : Votre rémunération sera fixée sur un grade d'Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit un salaire de 1804€ brut - 1449€ net avant imposition. Horaire de travail : 9h00 - 17h00 - repos fixes Quotité de temps de travail 80% = 28h de temps travail Diplôme et formation requis Le poste nécessite d'être titulaire d'un diplôme (niveau Bac à Bac +2) dans le domaine administratif Compétences et qualités requises Savoirs Connaissance de l'organisation hospitalière et polaire du CHU. Techniques de secrétariat de direction. Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs. Techniques de communication écrite et orale. Gestion documentaire et archivage. Savoir-faire Organiser et prioriser les activités. Gérer simultanément plusieurs dossiers. Préparer et suivre des réunions institutionnelles. Rédiger des documents administratifs de qualité. Assurer le suivi de tableaux de bord et d'indicateurs. Travailler en réseau avec des interlocuteurs variés. Savoir-être Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. Sens de l'organisation et rigueur. Réactivité et autonomie. Capacité d'initiative. Qualités relationnelles et diplomatie. Esprit d'équipe. Adaptabilité. Responsable hiérarchique : Directeur du Site Hospitalier de Châtellerault Liens fonctionnels : Chef de pôle médico-chirurgical Cadres supérieurs de santé et cadres de santé Médecins du pôle et de l'établissement Directions fonctionnelles du CHU Services administratifs et logistiques Service communication Direction Qualité, Usagers et Gestion des Risques Partenaires institutionnels et collectivités territoriales (Grand Châtellerault, Ville de Châtellerault, associations, etc.) Moyens mis à disposition Poste informatique fixe équipé des logiciels institutionnels. Téléphone professionnel. Accès aux outils numériques et collaboratifs de l'établissement. Particularités du poste Poste nécessitant une forte polyvalence. Activité au contact direct des instances de direction et des responsables médicaux. Gestion simultanée de dossiers institutionnels, médicaux et organisationnels. Contribution active au fonctionnement stratégique et opérationnel du site hospitalier et du pôle médico-chirurgical. . Faire preuve d'un engagement fort au sein d'une structure hospitalière publique Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux. Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.) Accès à l'ensemble du plan de formation institutionnel Offre diversifiée de restauration (Food truck, self) Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances... Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur GUIVARC'H, Directeur par téléphone au **.**.**.**.**. Déposez dès maintenant votre candidature () sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 02 août 2026. Ref : C110O100003

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Gestion du risque
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Réalisation d'organigrammes
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation